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【中国会计报】电子票据 开启高校“财务新时代”

字体: 2018年06月12日 浏览量: 来源: 作者: 发布:新闻中心
  

本报记者李一硕

根据财政部发布信息,截至2018年3月底,各中央高校共开具财政电子票据25万份,涉及资金28亿元。各高校普遍反映,财政电子票据的应用节约了大量成本,减轻了学校财务人员的工作量,大家对财政电子票据接受度和满意度都很高。

对此,暨南大学财务与国有资产管理处处长丁友刚感受颇深:“学校电子票据管理系统上线后,我校师生感受到了更加高效、快捷的服务。可以说,电子票据开启了高校‘财务新时代’。”

“三段式”推进电子票据应用

在引入电子发票之前,暨南大学就非常重视自身的信息化建设。

据丁友刚介绍,为加强学生收费系统的信息化建设,暨南大学早在2010年就与银行合作开通了网银支付系统,并陆续推出了支付宝等线上缴费方式。

“通过收费系统与业务系统的对接,完成了学生缴费、注册、选课,以及毕业、考试报名等一系列后续联动工作,从而为学生提供了非常便捷的服务。因此,我校具备使用电子票据的基础条件。”丁友刚说。

在此基础上,暨南大学分三个阶段来开展财政电子票据试点工作。

第一阶段是筹备阶段。按照财政部《关于进一步加强中央单位财政票据核销管理的通知》要求,暨南大学在2017年8月31日前完成了电子票据试点的申请和资料的报送工作,并多次与财政部及票据系统的开发公司沟通商讨电子票据系统对接的实施方案,为电子票据试点工作做准备。

第二阶段是试行阶段。从2018年开始,暨南大学按照财政部规定废止手工票据,并全面开展财政票据电子化工作,在财政部电子票据系统通过手工及批量导入的形式开具电子票据。

第三阶段是上线阶段。为进一步加强与财政部电子票据管理系统的对接,暨南大学计划打造涵盖各类收费场景的新收费平台。为此,暨南大学于今年1月派出相关人员调研电子票据管理系统,3月完成管理系统竞价招标,5月初完成电子票据系统部署及与学校收费系统对接的调试工作,预计6月份,暨南大学的新收费平台将正式启用。

实现“一站式”电子票据服务

据丁友刚介绍,上线电子票据管理系统后,暨南大学实现了全流程无纸化电子化控制,提高了票据应用的管理效率,提升了信息化管理水平。

目前,暨南大学使用的财政票据有中央非税收入统一票据、中央行政事业单位资金往来结算票据、公益事业捐赠统一票据。据丁友刚介绍,今年3月初,暨南大学在财政部票据系统开具单张电子票据,3月中下旬开始批量开具学费、住宿费及考试费的非税收入票据。在暨南大学、华侨大学两校联招报名工作中,通过线上及线下的缴费方式,暨南大学成功开具了1685张报名考试费的非税收入电子票据。在广东省成人学士学位外国语统考报名缴费的工作中,网上缴费的考生共5062人,现场缴费的共181人,均通过批量导入及现场开具电子票据的形式完成了开票工作。

“在缴费现场,电子票据信息直接通过手机短信和电子邮箱即时发送给学生,得到了学生一致的认可和好评。”丁友刚说。“我们实现了‘一站式’电子票据服务。通过电子票据系统,只需接收应缴信息、收费信息或业务信息,即可实现电子票据的开具、打印、存储、记账、归档等业务功能,一步到位解决手工票的所有问题。”

此外,通过网络传输代替人工传递,所有学生在缴费后都可及时获得电子票据信息的缴费凭据。一方面,学校可通过短信、邮件等多种方式,使电子票据信息直达学生手中。另一方面,学生也可通过信息门户查询缴费情况和票据信息,并随时到网站上查验、下载电子票据,不必再担心票据遗失问题。

电子票据系统的应用在降低人力和物力成本方面,效果也非常明显。

“以往,在每年的开学季,新旧生大批量缴费,需要八九个同事花上一两周的时间进行票据打印、整理和盖章,工作量巨大。同时,票据领取、分发的过程中间环节多,时间周期长,易出现混乱和票据的丢失。一旦票据丢失,补办的手续非常繁琐。”丁友刚说。

另外,除了收取学费住宿费以外,暨南大学还收取各类报名考试费、代收款项、暂收款项以及单位内部资金往来款、接收社会捐赠款项等,因此,在纸质票据的管理方面工作也十分繁重。

“今年秋季上线电子票据系统后,学校只需电子存档,不用大批量地存储、保管已开具的纸质票据,也无需层层下发纸质票据,整个收费工作都可以通过信息化快速完成,提高批量开票的效率和速度,极大地优化了票据工作流程,将会节省至少三分之一的工作量。”丁友刚说。

在票据管理方面,暨南大学建立了完善的票据管理系统,通过权限分级管理,明确各层级管理员和操作员的职责和分工,对票据管理、票据分发、开票项目管理、开票操作、票据核销均有严格的系统控制。同时,充分利用现代信息化管理手段实现票据信息及时传输、共享和核销,减少了行政成本,提高了财政票据管理水平和工作效率。

积极探索高校电子票据新模式

目前,由于财政电子票据仍处于试点阶段,尚未形成一整套从生成到验证、再到报销入账的完整应用模式。现阶段,由于财政电子票据不能作为报销凭据,开票单位仍需要将财政电子票据打印到纸质财政票据上,交缴款人入账,因此,有报销需求的学生在收到电子票后往往要求再打印纸质票据,尤其对于单位培养的在职学生而言,一定程度上给学生报销带来了不便。

对此,丁友刚建议完善财政电子票据入账接口,建立单位财务管理系统与财政电子票据管理系统对接,通过自动获取、查验本单位的财政电子票据,生成记账凭证。同时,希望允许根据实际情况批量开具红字票据,进一步完善财政电子票据事后检查监督制度,预防财政电子票据重复作废、重复开具或利用作废票据套取资金等问题。

对于下一步的电子票据推进工作,丁友刚表示,暨南大学将继续探索学校电子票据管理新思路、新模式,以完善电子票据在暨南大学的推广使用。同时,了解和吸取各相关领域专业公司的特长和优势,发挥强强联合的作用,建设符合高校需求的电子票据管理平台,加快高校现代信息化建设的进程。(2018-6-8)

责编:苏运生

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