您现在的位置:首页>建言献策

【迈向高水平·处长谈】理顺制度倡网报 财务与国有资产管理处推出多项举措便利师生

发布时间:2016年07月01日 浏览量: 来源: 作者: 杜明灿 温婧
字体:
摘要:制度建设专岗、财会学习论坛、财务专员服务,财务与国有资产管理处为更好地服务高水平大学建设,出台了一个个新鲜又接地气儿的措施。财务处处长丁友刚希望能通过这一系列举措,让师生真正感受到便利,把更多的精力投入到科研教学和学习之中。

读“秘籍”,练“内功”,博采众长以补其短。在高水平大学建设成为各部处的工作重心之际,财务与国有资产管理处(以下简称财务处)也在加强规范、提升能力和改善服务方面下功夫,设立制度建设专岗、开展系统财会学习、财务专员服务,一个个新鲜又接地气儿的措施应运而生。财务处处长丁友刚希望能通过这一系列有针对性的举措,能为高水平大学建设提供高水平的财务服务,让师生真正感受到便利,把更多的精力投入到科研教学和学习之中。

怎样的服务才是“高水平”?且看财务处如何勤学苦练,敢想敢学,服务暨南园。

设立制度建设专岗  让业务流程更优化

进入暨大财务处官方网站,滚动出现的“财务动态”一栏显得格外醒目。该栏目分为财务制度、税务制度和财务稽查三大版块,每个版块也有详细的内容划分,各级各类制度一目了然,6月下旬刚刚完成了最近一次更新。

对于经常处理相关业务的老师来说,这样的页面,就像是一部制度“秘籍”,再也不用“左百度右搜狗”地自行查找相关文件了。这些都得益于2015年11月,财务处新设的制度建设专岗。中央八项规定的审议通过,在实际操作中对财务管理提出了更高的要求,国家、省市及学校内部的相关规定和制度也相应增多。为了能第一时间掌握新规,研究制定适用于学校实际业务需求的制度,财务处设立了这一岗位。

短短半年时间,担任该项工作的周炜老师,已经在各科室同事的协助下,汇编了4本各级规章,收集了101项内部制度、202项外部制度、185个业务流程和36个岗位职责。为规范的财务服务提供了源源不断的案例宝库。

“刚刚拟定了暨大的实施办法,国家就出了新规,我们不得不重新进行调整。”丁友刚对今年3月的一次基建财务管理办法调整印象深刻,“财务处面对的内外部制度环境并不完美,且时有变动,这给财务工作带来了很大的挑战。我们需要时间去学习和消化种类庞杂的各类制度,细致研究,再根据学校实情落实到操作中,也希望大家能够理解和包容。”

除了网罗各类制度外,规范业务流程也是制度建设专岗的工作内容之一。如何做到“管钱的不管账,管账的不管钱”,遵循“不相容职务相互分离”的原则,设计出符合要求的业务流程和岗位职责,也是一项考验功力的技术活儿。今年出纳科的一项流程改进,就方便了不少师生。财务处副处长刘红云介绍,“以往省国库资金支付给个人,需要我们开具支票,老师们领取后再到银行排队兑付,非常麻烦。现在通过与银行合作,可以实现直接在网银平台上进行网转,节约了双方的时间。”财务处“少开票”,老师们“少跑腿”,一举两得。

“网报”+微信:让报销更省时省心

“凌晨5点多爬起来排队,好不容易拿到号却因单据不合规被退回,一到年底,前来报账的队伍连起来可以绕二楼一圈。”2014年6月以前,这样的场景在行政楼的报账大厅时有发生。面对面报账费时费力,还容易因为沟通不畅,让财务处与师生之间产生争执。外出学习的业务骨干们,获知解决“面报”难题的大招“网上报账”后,如获至宝,返校后就积极地推广。

“目前我校的网报率约有70%,但财务处的所有对外业务,95%以上都可以通过网报解决”丁友刚介绍,“未来,我们希望做到只开放一个面报窗口,其余业务全在网络上进行。报账大厅门口没有人排队,大家节约出宝贵的时间做科研,这是我们想看到的。”

就像是电脑和手机初现时,人们好奇但也有些畏惧。“网报”这一新生事物,让习惯了手握单据,排队和财务人员对接的师生们一时有些难以接受,“网报”的推行并不如想象中顺利。“很多老师有畏难情绪,觉得网络系统难上手”财务处老师周放说,“网报真的很简单,所见即所得,只要你会网购,就一定会网报。熟悉之后,会大大体会到网报的便捷。”

信息学院退休老师詹琳琪,自推行网报系统以来,就积极参与其中,一个月内进行56单网报。“詹老师一开始有些抗拒,但学会了系统后,就再也不愿意面报了,五十多岁的老师都能够掌握的技能,相信对年轻人来说更不是问题。”刘红云希望能有更多人接受网报这一新模式。

不仅可以避免排队取号、等号,网报系统中还有清晰的业务分类和报销流程指引,解决了面报资料不全等问题。报销处理进度、项目经费使用情况也一目了然,方便老师们随时查看报销的处理结果。

“我们开发了财务处的官方微信(微信账号:暨南大学财务与国有资产管理处),绑定后能随时随地查询经费报销进度、薪酬情况,和网报组成了配套服务。”财务信息科的刘阳推荐师生关注该微信号,第一时间获取报销信息。

兼职财务专员派驻制:把财务服务送到学院

“这学期我们开始提供上门服务”丁友刚说。5月份,财务处推出兼职财务专员派驻制,从财务处各科室精心挑选出14位业务骨干,每人对口1至2个学院,每周进行上门财务咨询、网报收单、政策宣讲等财务服务,做财务处与院系之间的“邮递员”。

收取网报单,是“邮递员”的重要工作之一。网报之后需要安排时间到财务处交单,这样占用了老师们不少时间。实行财务专员制度之后,可以在指定时间将网报单交给定期前往院系的财务专员,网报单据的初步审核、收单等都可以由他们当场完成,有什么问题也可以现场与财务专员们沟通。

(财务处工作人员前往院系讲解相关业务)

除了收取网报单,“邮递员”们还要完成答疑、财务政策宣讲等工作。财务处张婷婷就担任经济学院、经济与社会研究院的财务专员,每周五下午她都要到经济学院大楼,为老师们解答在财务经费的使用过程中遇到的问题,对无法现场解答的问题,财务专员们将带回来,集体讨论再进行答复。

“近期问得最多的问题就是公务卡。”张婷婷说。6月1日,学校开始推行公务卡,新的日常公务支出和财务报销方式让许多老师都难以适应。“公务卡自愿办理”“经办人保留刷卡小票,银行交易回单,网上交易银行对账单随发票一并黏贴才能结算,”张婷婷尽可能为老师们现场解答,并且将常出现的问题做好记录,整理后将在校内进行公布。目前这些上门的“邮递员”已经整理出公务卡、科研经费、日常报销三大类近70个问题。

“财务专员都是本职工作之外的‘兼职’”,张婷婷说日常工作不能落下,因而每周固定上门的时间有限。在指定时间之外,师生也可以通过电话、微信或预约等方式与财务专员联系。尽可能解决问题,是每个财务人员所希望的。

处内开论坛  苦练“内功”强业务

为了让财务人员更好地服务师生,财务处在提升自家“内功”上也是异常坚定。本学期开始,财务处定期举行财会学习论坛,每两周一次,周四下午同事们会聚在一起学习。

在这个论坛里,处长、科室负责人等纷纷亮相。丁友刚开讲第一次课,从加强规范、提升能力、改善服务讲起,第二期、第三期则分别结合最新政策,讲解公务卡使用、科研项目经费管理政策等。“学完公务卡、科研经费的管理政策之后,了解这些政策从中央到地方是怎么要求的。”作为主讲人之一的丁友刚本人也觉得收获良多,掌握了最新动态。

(财会学习论坛第一期:丁友刚作了题为《加强规范 提升能力 改善服务》的专题报告)

除了校内的学习论坛,财务处也支持员工们去“江湖中”博采众长。从2015年下半年开始,财务处十余名业务骨干先后到上海、北京的国家会计学院去参加专题培训。于“江湖”中见识了一番的骨干们在专题学习之余,主动前往当地的高校中去,不仅结识其他高校的财务精英,还学习了先进经验。“不少高校只有一个面报窗口,其余都是网报,效率非常高。”外出“闯荡”的财务骨干们直呼“开了眼界”。回到校内后,充饱电的骨干们又借由财会论坛等形式,将见闻分享给其他同事。

专业、政策了然于胸,又目睹了“江湖”奥妙,各科室练好“内功”后,互相配合也更加流畅了。“借由共同学习,各科室对全处各个口的制度、流程都慢慢熟悉,面对教师们的提问,一个人就能够回答几个科室的问题。”刘红云说。校内外的学习,让财务处的每个人不仅修炼好了自家功夫,更成为了工作中的“全职高手”。

通过一系列扎扎实实的服务升级,财务处努力将“贴心、热心、细心、诚心”的理念落实到工作的每一个细节之中,用实际行动支持着学校的高水平大学建设。

(新闻中心  杜明灿 温婧)